Pełna klauzula informacyjna
Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych przetwarzanych podczas rozmów przychodzących obsługiwanych przez asystenta AI w celu organizacji konsultacji z Kancelarią.
1. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych jest adwokat Robert Kozarzewski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą „Kancelaria Adwokacka Adwokat Robert Kozarzewski”, adres: ulica Mirkowska 60, lokal 6, 05-520 Konstancin-Jeziorna,
NIP: 5681538239, telefon: 668356163, e-mail: kontakt@kancelariakozarzewski.pl
2. Kontakt z asystentem AI
Najpóźniej przy pierwszej interakcji otrzymują Państwo informację, że rozmowa prowadzona jest z asystentem AI. Asystent służy wyłącznie do przyjęcia podstawowych danych organizacyjnych, ustalenia terminu lub formy konsultacji oraz przekazania potwierdzenia ustaleń. Nie udziela porad prawnych, nie ocenia sprawy i nie zastępuje kontaktu z adwokatem.
Kontakt z człowiekiem w ramach tego kanału nie jest dostępny; można skontaktować się z kancelarią
e-mailem: kontakt@kancelariakozarzewski.pl.
3. Jakie dane przetwarzamy
- numer telefonu oraz identyfikator połączenia;
- głos i nagranie rozmowy — wyłącznie jeżeli nagrywanie jest faktycznie włączone;
- transkrypcję rozmowy — wyłącznie jeżeli transkrypcja jest faktycznie włączona;
- imię, nazwisko i dane kontaktowe podane w celu rezerwacji konsultacji;
- preferowany termin, forma i podstawowe informacje organizacyjne dotyczące spotkania;
- metadane techniczne połączenia, w tym data, godzina i czas rozmowy;
- korespondencję dotyczącą rezerwacji lub potwierdzenia spotkania.
Prosimy o minimalizację danych. Nie należy podawać szczegółów sprawy, danych osób trzecich, danych o zdrowiu, informacji o postępowaniach, dokumentów, haseł ani innych informacji poufnych.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna | Warunek / informacja |
| Organizacja konsultacji i podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Stosowane wyłącznie, gdy osoba zwraca się o działania przed zawarciem umowy. |
| Potwierdzenia i kontakt zwrotny dotyczące rezerwacji | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Przy art. 6 ust. 1 lit. f RODO należy wskazać: uzasadniony interes oraz przeprowadzić test równowagi. |
| Nagrywanie rozmowy | art. 6 ust. 1 lit. a RODO | Przy lit. f: cel i uzasadniony interes, test równowagi oraz prawo sprzeciwu. Przy zgodzie: zgoda musi być aktywna, dobrowolna i odwoływalna, a alternatywny kanał realnie dostępny. |
| Transkrypcja | art. 6 ust. 1 lit. a RODO | Przy lit. f: cel i uzasadniony interes, test równowagi oraz prawo sprzeciwu. Przy zgodzie: zgoda musi być aktywna, dobrowolna i odwoływalna, a alternatywny kanał realnie dostępny. |
| Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Uzasadniony interes. Wymagany test równowagi. |
| Realizacja obowiązków prawnych i obsługa praw osób, których dane dotyczą | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | Zakres wynika z obowiązków administratora, w tym z RODO. |
| Marketing | Poza zakresem tej klauzuli | Marketing jest prowadzony wyłącznie na podstawie odrębnej, właściwej podstawy prawnej i odrębnej informacji. |
5. Minimalizacja danych oraz informacje o sprawie
Asystent AI zbiera tylko dane potrzebne do organizacji konsultacji. Nie jest kanałem do przekazywania opisu sprawy ani materiałów. Jeżeli podczas rozmowy zostaną ujawnione dane nadmiarowe, ograniczamy ich dalsze wykorzystanie do niezbędnego minimum oraz postępujemy zgodnie z obowiązującymi zasadami ochrony danych i bezpieczeństwa. W razie potrzeby należy skontaktować się z kancelarią przez wskazany kanał z udziałem człowieka.
6. Nagrywanie i transkrypcja
Rozmowy są nagrywane w celu umówienia i organizacji spotkania. Zakres nagrania obejmuje głos rozmówcy i asystenta oraz informacje przekazane w rozmowie. Transkrypcja jest tworzona w celu umówienia i organizacji spotkania.
Nagrania ani transkrypcje nie są wykorzystywane do trenowania, dostrajania ani ulepszania modeli AI bez odrębnej podstawy prawnej i uprzedniej, jasnej informacji przekazanej osobie, której dane dotyczą. Mogą Państwo zrezygnować z rozmowy z AI lub z nagrywania, korzystając z alternatywnego kanału: kontakt@kancelariakozarzewski.pl. Jeżeli podstawą nagrywania lub transkrypcji jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przysługuje prawo sprzeciwu. Sama możliwość rozłączenia się nie stanowi zgody na przetwarzanie danych.
7. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające
Dane mogą otrzymywać upoważnione osoby działające w kancelarii oraz podmioty świadczące na rzecz administratora usługi niezbędne do działania rozwiązania, w szczególności dostawcy telefonii, voicebota, usług rozpoznawania mowy lub transkrypcji (STT), hostingu, kalendarza i CRM. Podmioty te przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia spełniających wymogi art. 28 RODO, jeżeli występują jako podmioty przetwarzające. Umowy z dostawcami zakazują wykorzystywania danych kancelarii do trenowania modeli. Dane mogą być także ujawniane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
8. Przekazywanie danych poza EOG
Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Informację o zabezpieczeniach i sposobie uzyskania ich kopii można otrzymać pod adresem kontakt@kancelariakozarzewski.pl.
9. Okres przechowywania danych
| Kategoria danych | Okres przechowywania — uzupełnić przed publikacją |
| Nagrania audio | nie dłużej niż jest to niezbędne do celu nagrywania i ochrony roszczeń. |
| Transkrypcje | nie dłużej niż jest to niezbędne do celu transkrypcji. |
| Dane rezerwacyjne i kontaktowe | nie dłużej niż jest to niezbędne do organizacji i obsługi konsultacji. |
| Logi techniczne | nie dłużej niż jest to niezbędne dla bezpieczeństwa i diagnostyki. |
| Dokumentacja dotycząca roszczeń | Do upływu właściwego terminu przedawnienia lub zakończenia postępowania, nie dłużej niż jest to niezbędne. |
10. Prawa osoby, której dane dotyczą
Mają Państwo prawo żądać dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania oraz — gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO — wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją. W przypadkach wskazanych w art. 20 RODO przysługuje również prawo do przenoszenia danych. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, można ją cofnąć w dowolnym czasie; nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem zgody. Przysługuje też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Wniosek można złożyć na adres kontakt@kancelariakozarzewski.pl. Dla ochrony danych możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości. Odpowiedzi udzielamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca; w przypadkach przewidzianych przez RODO termin może zostać przedłużony, o czym poinformujemy.
11. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Asystent AI nie podejmuje wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływają na Państwa sytuację. Nie prowadzimy profilowania w takim celu.
12. Dane szczególnych kategorii i tajemnica adwokacka
Asystent AI nie powinien zbierać danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, ani szczegółów sprawy. Prosimy w szczególności nie przekazywać danych o zdrowiu, poglądach, wyznaniu, danych biometrycznych, danych dotyczących życia seksualnego lub orientacji seksualnej, danych o karalności, informacji o postępowaniach ani danych osób trzecich. Jeżeli takie dane zostaną ujawnione dobrowolnie, ograniczymy ich dalsze wykorzystanie do niezbędnego minimum i, gdy będzie to potrzebne, zaproponujemy kontakt z człowiekiem.
Adwokata obowiązuje tajemnica zawodowa na zasadach określonych w art. 6 Prawa o adwokaturze. Z tego względu nie należy przekazywać asystentowi AI poufnego opisu sprawy ani dokumentów. Korzystanie z zewnętrznego systemu technicznego nie oznacza samo przez się, że każdy dostawca jest objęty tajemnicą adwokacką; zakres dostępu i obowiązki dostawców muszą wynikać z rzeczywistych ustaleń, umów oraz zastosowanych zabezpieczeń.
13. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, zgodnie z art. 32 RODO.
14. Zmiany klauzuli
Klauzula może zostać zaktualizowana w razie zmiany sposobu działania asystenta AI, dostawców, celów lub podstaw prawnych przetwarzania. Aktualna wersja jest dostępna pod adresem https://kancelariakozarzewski.pl/polityka-prywatnosci/. Data ostatniej aktualizacji: 31 sierpnia 2026 roku.
